Peut-on transformer toutes nos rencontres professionnelles en réunions à distance ?

Toutes nos interactions professionnelles peuvent-elles être durablement vécues à distance ? oui pour l’essentiel, mais pas n’importe comment.

La question de la pérennisation post-confinement des réunions à distance se pose déjà : économies de temps, de frais de déplacement, sécurité sanitaire… les arguments ne manquent pas. L’expérience intensive que nous sommes en train d’acquérir des réunions à distance m’amène à réfléchir à leurs opportunités et à leurs limites, pour répondre avec discernement aux demandes de mes clients.

L’information descendante supporte si bien le passage au virtuel qu’on peut se demander pourquoi il existe encore des réunions d’information ou des formations didactiques en présentiel.

 La plupart des webinaires auxquels j’ai participé proposent une ou plusieurs sessions de questions-réponses au moins par chat, ainsi qu’un replay.

 La seule limite que j’y ai vue est ma propre capacité d’attention en tant que participante. Au bout de 10 minutes d’écoute passive, je m’endors ou j’ai besoin de me lever. Ma meilleure expérience d’un contenu purement informatif a été un webinaire de 40 minutes en 4 parties de 6-8 minutes d’exposé chacune, suivie de 2-3 minutes de questions-réponses par chat. Ce webinaire faisait partie d’une série de 5, qui abordaient 5 aspects différents de la même question. Cette manière courte, focalisée, structurée et rythmée d’exposer des contenus correspond mieux à ma manière de recevoir de l’information que des réunions ou les formations d’1/2, 1, voire 2 jours, durant lesquelles je meurs d’ennui. Ce n’est pas par hasard que les TED talks ne durent jamais plus de 18 minutes.

Je pensais qu’il n’était pas possible de faire du coaching individuel de qualité en vidéo : cette croyance a été balayée par la pratique.

C’est seulement plus difficile et plus fatiguant. L’établissement du rapport, le travail sur les émotions et le non-verbal, le travail corporel sont tout à fait possibles à distance. Je ne suis même pas certaine qu’il soit nécessaire d’avoir rencontré son coaché « en vrai » pour créer une bonne relation de coaching. En tout cas, ce n’est pas mon expérience. La différence avec le coaching en présentiel est la concentration dont j’ai besoin pour lire le non-verbal et le para-verbal de mes client.e.s. En tout état de cause, ça ne devrait pas être payé moins cher que le présentiel, comme le suggèrent certaines grilles tarifaires. L’économie se situe dans le temps et les frais de transport

Quid du coaching téléphonique ?

Je le pratique aussi en dépannage, mais autant je peux m’accommoder d’une qualité visuelle légèrement dégradée par la vidéo, autant j’ai du mal à m’en passer complètement. J’observe qu’en audio pur, je sens moins bien quand mon interlocuteur a fini de parler, je mets plus de temps à percevoir ses émotions, et mon attention est plus focalisée sur le discours que sur la relation. Tout cela crée une forme d’anxiété chez moi qui parasite mon travail. Cela fait beaucoup de mes leviers de coaching qui disparaissent. Pour moi, l’audio est un pis-aller contrairement à la vidéo, qui peut avantageusement remplacer le présentiel.

 

Le codéveloppement se prête parfaitement à une pratique de réunion à distance.

Cette méthode québécoise d’apprentissage entre pairs contient dans son principe même les conditions de son succès en ligne :

• Un objectif clair : répondre à la demande du participant « client ».
• Un rôle précis assigné à chaque participant : client, consultant, animateur
• Une structure rythmée, qui fait qu’on a toujours l’impression que ça se termine trop vite (j’aimerais bien pouvoir en dire autant de toutes les réunions auxquelles je participe !)
• Des règles de participation qui coupent court aux débats et aux digressions : toute intervention doit être faite au bénéfice du client et de son objectif.

Mais sur ce sujet, c’est Claude Champagne et son équipe de l’AQCP qui en parlent le mieux.

Une fois encore, je suis très réservée par rapport aux versions audio, mais je ne veux pas ériger une limite personnelle en conseil à portée générale.

Quid des réunions d’équipe ou des ateliers « standard » à distance ? 

J’ai beaucoup moins de recul sur cette pratique-là, mes observations viennent principalement de mes clients. La transposition en ligne des pratiques de bureau est tout à fait possible quand on a un sujet cadré, préparé, un objectif de sortie de réunion clair, un timing serré et des participants engagés et disciplinés. En bref, si tous les travers de la réunionite à la française sont évacués. Du peu que j’ai pu expérimenter en tant que participante ou observatrice, il suffit que l’un de ces travers subsiste pour que la réunion soit une véritable corvée que les participants vont fuir d’une manière ou d’une autre. Pour moi, la transposition des réunions en ligne suppose un changement de méthode significatif par rapport à la pratique de la réunion à la française, contrairement aux usages anglo-saxons, plus structurés, guidés par le temps et avec une discipline de participation très différente de nos réunions latines.

La pause-café ou l’apéro en vidéo, un super outil d’écoute et de prévention 

La multiplication des « cafés Zoom » et des « WhatsApéros » montre bien que pour un objectif purement convivial, la vidéo constitue une alternative parfaitement valable, quand la distanciation sociale est inévitable. Ces réunions à distance sont particulièrement utiles pour prendre la température d’une équipe, sonder le moral et garder le lien avec des collaborateurs isolés. Le confinement m’a même donné l’occasion de rencontrer des collègues du monde entier que je n’avais jamais rencontrés en plusieurs années d’appartenance à la même organisation. Passé le moment de la rencontre, il est important que ces réunions comportent un sujet de discussion, ou du moins une question qui permet à tout le monde de s’intéresser à la réunion et de participer. Sans ça, la participation décroît très vite et les organisateurs  se retrouve vite très seuls. La question du jour doit également permettre à l’animateur de détecter les signaux faibles de mal-être. Cela suppose que l’ambiance de ces réunions crée un environnement suffisamment sécurisé pour que les participants puissent exprimer leurs vulnérabilités : écoute comme fin en soi, indulgence réciproque et pas de jugement.

 

Alors on peut tout faire à distance ?

J’ai noté  une chose qui ne se passe pas à distance, c’est la régulation des relations. Autant les face-à-face de préparation augmentent, autant les ajustements post-réunion de type “j’ai mal vécu ce que tu as dit là” ou “j’avais aussi besoin de te dire” qui se passent généralement à la machine à café, dans les couloirs dans un bureau fermé ou aux toilettes (observez la fréquence avec laquelle ce lieu est représenté comme lieu de régulation dans les films!!!), ont du mal à trouver leur place. Ce manque de régulation peut avoir un impact significatif sur les rencontres suivantes. La version virtuelle du bureau porte fermée, c’est le coup de fil après la réunion, à passer par la personne qui en ressent le besoin,  sans attendre que l’isolement fasse monter les frustrations  en épingle.

Mes apprentissages

La distance permet de nouer des relations de qualité, en individuel et en collectif, pourvu que l’éloignement physique soit compensé par un surcroît de méthode et d’attention.

Il est possible d’interagir en individuel presque aussi bien à distance qu’en présentiel

Dès qu’on dépasse 4 personnes, la distance implique un changement de méthode significatif, j’y reviendrai dans un prochain article.

La régulation des relations, qui se passe de manière interstitielle au bureau, a besoin d’être plus formelle et requiert de chacun une prise d’initiative et de responsabilité accrue. 

Lire aussi :

Chronique du confinement Saison 1 : ces organisations qui se (re)connectent.